 |
Di era digital saat ini, hampir semua perusahaan baik yang baru berdiri maupun yang sudah mapan, mengandalkan sistem payroll digital untuk mengelola penggajian karyawan secara cepat dan akurat.
Namun, bukan berarti masalah pada sistem payroll sudah benar-benar hilang. Banyak perusahaan masih mengalami kegagalan dalam pengelolaan payroll internal yang menyebabkan keterlambatan pembayaran gaji, kesalahan hitung, hingga ketidakpuasan karyawan.
Apa saja penyebab kegagalan sistem payroll internal dan bagaimana cara menghindarinya? Yuk baca selanjutnya.
Sistem Payroll Internal Adalah
Dalam dunia bisnis yang kompetitif di era digital seperti saat ini, manajemen sumber daya manusia menjadi salah satu aspek yang sangat penting terutama terkait sistem payroll atau penggajian.
Sistem Payroll merupakan proses akuntansi yang meliputi perhitungan, penjadwalan, dan pembayaran gaji karyawan. Umumnya sistem payroll melibatkan pengumpulan data jam kerja karyawan dan absensi, jam kerja lembur serta potongan pajak dan asuransi.
 |
| Definisi sistem payroll |
Sistem payroll memiliki peran penting bagi perusahaan karena dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen dan para pemakai laporan keuangan lainnya sebagai dasar pengambilan keputusan ekonomi. Untuk mengetahui kesalahan atau penyimpangan dalam hal pembayaran atau perhitungan gaji dan upah perlu adanya sistem payroll (Yanti (2022).
Penyebab Sistem Payroll Internal Sering Gagal
Sistem payroll internal sering gagal karena berbagai alasan, seperti sistem yang tidak terintegrasi kesalahan, sumber daya IT dan lain sebagainya. Berikut beberapa alasan mengapa sistem payroll internal sering gagal, yaitu :
1. Ketergantungan pada Sistem Lokal dan Hardware Fisik
Banyak perusahaan masih menggunakan sistem payroll berbasis server lokal dengan perangkat fisik seperti mesin absensi atau scanner barcode. Ketergantungan ini membuat sistem rentan mengalami downtime akibat kerusakan perangkat atau gangguan jaringan internal. Ini berpengaruh langsung pada data kehadiran yang tidak tercatat sempurna, sehingga proses penggajian pun terganggu.
2. Kurangnya Integrasi Sistem
Seringkali sistem payroll berdiri sendiri tanpa terhubung dengan modul HRIS (Human Resource Information System), pengelolaan cuti, atau sistem kehadiran lainnya. Akibatnya, data harus dimasukkan secara manual dari satu sistem ke sistem lain, meningkatkan risiko human error.
3. Proses Manual yang Masih Berjalan
Meski sudah menggunakan teknologi, beberapa perusahaan masih mengandalkan proses manual dalam tahapan verifikasi, rekap, atau approval gaji. Ini memperlambat proses dan memperbesar potensi kesalahan administratif.
4. Sumber Daya IT Terbatas
Perusahaan kecil dan menengah sering tidak memiliki tim IT yang memadai untuk pemeliharaan sistem payroll. Akibatnya, masalah kecil dapat berkembang menjadi kendala besar dalam waktu singkat.
 |
| Penyebab kegagalan sistem payroll |
Solusi Menghindari Kegagalan Sistem Payroll
Salah satu solusi paling efektif untuk mengatasi masalah tersebut adalah dengan beralih ke enterprise cloud solution. Sistem berbasis cloud menawarkan berbagai keunggulan, antara lain:
1. Fleksibel dan Mudah Diskalakan
Sistem berbasis cloud memungkinkan perusahaan menyesuaikan kapasitas dan modul sesuai dengan pertumbuhan bisnis, tanpa perlu investasi perangkat keras besar.
2. Integrasi Otomatis dan Real-Time
Data kehadiran, cuti, lembur, dan komponen gaji dapat saling terhubung secara otomatis, mengurangi intervensi manual dan mempercepat proses perhitungan gaji.
3. Akses Jarak Jauh yang Praktis
Manajer HR maupun tim keuangan dapat mengakses sistem dari berbagai lokasi, tanpa harus terhubung ke jaringan kantor.
4. Minim Biaya Pemeliharaan
Karena infrastruktur dikelola oleh penyedia layanan cloud, perusahaan tidak perlu mengalokasikan anggaran besar untuk server internal dan teknisi khusus.
 |
| Enterprise cloud solution, sistem berbasis cloud sebagai solusi kegagalan sistem payroll |
 |
| Solusi kegagalan sistem payroll |
Dukungan Teknologi Lain dalam Sistem HR Digital
Saat membangun sistem payroll yang modern, perusahaan seringkali membutuhkan perangkat tambahan atau aksesori digital tertentu untuk menunjang efisiensi kerja, mulai dari tablet input data, layar informasi karyawan, hingga komponen sistem kehadiran berbasis sensor.
Beberapa perangkat ini terkadang tidak tersedia di dalam negeri dan harus didatangkan dari luar, khususnya dari pasar teknologi seperti Tiongkok.
Dalam kondisi seperti ini, perusahaan bisa memanfaatkan jasa import China untuk membantu proses pengadaan barang yang sulit ditemukan di pasar lokal. Jasa ini membantu perusahaan mengurus logistik, pengiriman, dan proses bea cukai sehingga produk yang dibutuhkan bisa sampai dengan aman dan tepat waktu.
Meskipun bukan bagian dari sistem utama payroll, perangkat tambahan ini dapat menunjang kinerja HR secara keseluruhan, terutama di perusahaan yang mengedepankan otomasi operasional.
 |
| Jasa import China untuk membantu proses pengadaan barang perangkat digital pendukung digitalisasi sistem payroll |
Kesimpulan
Sistem payroll yang sering gagal umumnya disebabkan oleh kombinasi antara software yang kurang terintegrasi, ketergantungan terhadap perangkat lokal, dan minimnya dukungan teknis internal. Dengan beralih ke solusi berbasis cloud yang terintegrasi, perusahaan dapat meminimalisir risiko-risiko tersebut dan meningkatkan efisiensi kerja tim HR dan keuangan.
Demi mendukung sistem digital yang menyeluruh, pengadaan perangkat tambahan atau teknologi pendukung dari luar negeri pun harus diperhatikan. Kolaborasi dengan penyedia layanan impor yang andal bisa menjadi langkah strategis agar kebutuhan perangkat teknologi perusahaan tetap terpenuhi tanpa mengganggu operasional harian.
Posting Komentar
Posting Komentar